Il Codice del Terzo Settore ha puntualmente identificato quali sono i libri sociali che gli enti del Terzo Settore devono tenere.

1. il libro degli associati o aderenti (tenuto a cura dell'organo di amministrazione);
2. il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, in cui devono essere trascritti anche i verbali redatti per atto pubblico (tenuto a cura dell'organo di amministrazione);
3. il libro delle adunanze e delle deliberazioni dell'organo di amministrazione (tenuto a cura dell'organo di amministrazione).
4. il libro delle adunanze e delle deliberazioni dell'organo di controllo qualora nominato, e di eventuali altri organi sociali (tenuto a cura dell'organo di riferimento).

Inoltre gli Enti del Terzo Settore che per il perseguimento delle proprie finalità di interesse generale, si avvalgono di volontari (in via esclusiva o in aggiunta al personale retribuito), devono tenere anche il registro dei volontari. 

I volontari sono coloro che attraverso prestazioni libere e gratuite, concorrono al raggiungimento delle attività di interesse generale, degli enti del terzo settore.

I volontari devono essere assicurati contro infortuni, malattie e responsabilità civile. 

I volontari non occasionali devono essere iscritti nel registro dei volontari e, qualora l’Associaizone ne abbia, in apposita sezione, vanno inseriti anche i volontari occasionali. Non si tratta di un elenco annuale dei volontari attivi che l'Associaizone deve tenere, ma di un registro che nasce con l’Associazione e che riporta “tutti i movimenti” dei volontari.

Il registro, prima di essere messo in uso, deve:

• essere numerato progressivamente in ogni pagina, 
• essere bollato in ogni foglio da un notaio o altro pubblico ufficiale a ciò abilitato,
• riportare nell'ultima pagina il numero di pagine da cui è composto (l'annotazione va fatta dal pubblico ufficiale di cui sopra).

La normativa prevede i dati minimi che tale registro deve riportare per ciascun volontario.

Le associazioni che decidono di non iscriversi al Registro Unico Nazionale del Terzo Settore, ossia di non diventare ETS - le così dette "associazioni culturali, associazioni non profit, associazioni senza scopo di lucro" - ossia quelle associazioni costituite secondo le norme del codice civile e che da un punto di vista del testo unico delle imposte dei redditi sono enti associativi non commerciali, non hanno particolari obblighi rispetto ai libri sociali da tenere.

Consiglio vivamente a queste associazioni di tenere almeno i seguenti libri sociali:

• libro dei soci / associati / aderenti,
• libro delle assemblee dei soci / associati / aderenti;
• libro del consiglio direttivo.

Tali libri sociali sono quelli che consentono di gestire correttamente la vita associativa e di darne dimostrazione in caso di necessità. Ad esempio il libro dei soci permette di dimostrare chi ha o non ha titolo ad essere convocato in assemblea, i verbali delle assemblee attestano l'approvazione del bilancio annuale, nei verbali del consiglio direttivo si rileva chi ha deliberato a favore di una proposta e la volontà di chi non era d'accordo. Questi sono alcuni esempi che dimostrano quanto sia importante tenere dei libri sociali che danno evidenza di come amministra l'Associazione.

Per la corretta gestione dei libri ho creato un Formulario (disponibile qui) comprendente n. 24 modelli: cliccando qui potete consultare l'indice e avere ulteriori informazioni sulla pubblicazione.